Темп жизни каждого делового человека настолько стремителен и насыщен, что часто сопровождается стрессами, связанными с рабочими моментами. Наверняка, многим знакома ситуация, когда дел по горло, сроки их выполнения поджимают, и вы не знаете за что хвататься. Как добиться максимальной эффективности в такой ситуации и не упустить то, что действительно важно?
Дэвид Аллен, эксперт в вопросах личной эффективности и правильного распределения рабочего времени, в своей книге
«Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса» выделил четыре основных критерия, которыми нужно руководствоваться в таких сложных ситуациях. Мы рекомендуем прочитать всю книгу целиком, поскольку в одной статье невозможно написать всю ту ценную информацию, которую Дэвид Аллен привел в своей книге.
Когда среди огромного количества дел сложно понять, за какое из них взяться в первую очередь и добиться максимальной эффективности, при этом не упустив важные моменты других заданий, Дэвид Аллен советует обращать внимание на такие четыре критерия: контекст, резерв времени, резерв энергии и приоритетность.
Контекст
Понятие контекста Дэвид Аллен связывает с тем инструментарием, который необходим вам для выполнения какого-либо действия. Причем, инструментарием может быть как материальный осязаемый предмет, так и место вашего нахождения. Например, для того, чтобы позвонить партнеру для обсуждения важного вопроса, вам нужен, как минимум, телефон. Чтобы совершить покупку, вы, как минимум, должны находиться в нужном магазине.
Если в данный момент вы не располагаете необходимым инструментарием для выполнения какого-либо действия, то об этом действии не нужно беспокоиться здесь и сейчас. Наличие инструментария не всегда зависит только от нас. Например, если вам нужно оставить заявку в фирме, которая принимает их только в определенный промежуток времени, вы должны упорядочить свое время и свои дела так, чтобы вы были свободны для выполнения этого действия именно в то время, когда фирма будет готова принять от вас заявку.
Так же используйте контексты и в тех ситуациях, когда вы эффективно можете заняться лишь ограниченным количеством дел. Например, вы попали в пробку. Как вы можете провести это время с пользой? Если у вас есть с собой документы, которые нужно обработать или телефон, с помощью которого вы можете позвонить нужным людям – делайте это.
Резерв времени
Второй критерий после контекста – это запас времени. Крайне важно всегда управлять своим временем и понимать, сколько времени вы имеете в запасе до определенного момента. Каждое дело, которое требует вашего внимания, рассчитано на определенный временной промежуток.
Когда у вас есть 15 минут до встречи с деловым партнером, вы же не станете начинать работу над заданием, выполнение которого требует, как минимум, 2 часа? Но и проводить эти имеющиеся свободные 15 минут бесцельно тоже не стоит. Найдите дело, с которым вы сможете справиться именно за 15 минут.
Заполнение делами таких, казалось бы, незначительных перерывов, существенно разгрузит вас в дальнейшем. Ведь огромное количество невыполненных мелких дел может спровоцировать куда больший стресс, чем небольшое количество более масштабных дел.
Резерв энергии
У всех нас есть такие периоды, когда мы можем выполнять самые сложные задания и делать это максимально продуктивно, а есть периоды, когда даже думать ни о чем не способны. Стараться исключить из своей жизни периоды второго типа в погоне за лучшей продуктивностью – не очень хорошая затея. У вас это вряд ли выйдет. Но вы всегда можете научиться правильно использовать ту энергию, которую предоставляет вам ваш организм в данное время и в данном месте.
Все наши текущие дела можно разделить по степени затрат энергии для их выполнения. Когда наш энергетический запас практически на нуле, не стоит браться за дело, требующее больших усилий, высокой концентрации внимания и активной умственной деятельности. Отложите это дело до того момента, когда почувствуете в себе силы его выполнять. А в периоды, когда вы способны лишь на низкую производительность, лучше заняться более простыми делами.
Внести в базу данных телефонные номера новых клиентов или обновить пакет офисных программ на компьютере – это дела, которые не требует большого запаса энергии, но сделать их всё равно нужно.
Приоритетность
После того, как успешно определены все предыдущие критерии, возникает вопрос: какое дело из всех, которые я могу сделать прямо сейчас, является самым важным? Неправильное определение приоритетов – это проблема, с которой сталкивается большое количество деловых людей. И если вы тщательно следили за контекстами дел, за резервами времени, за своим энергетическим состоянием, и уверены, что всё сделали правильно – неправильная расстановка приоритетов может практически свести на нет все ваши усилия.
Чтобы определить приоритетность того или иного дела, прежде всего, необходимо опираться на два фактора – на его важность и на его срочность. Если дело срочное, но не такое уж важное – оно не будет на верхней ступени приоритетов. Та же ситуация обстоит и с делами, которые характеризуются важностью, но не являются срочными. Верхняя позиция ваших приоритетов – это дела, которые должны быть выполнены в кратчайший период, и от которых зависит многое.
Понять эту схему совсем не сложно. Гораздо труднее научиться использовать это на практике. Однако, первый шаг к этому вы уже сделали, прочитав и осознав данную информацию, что же вам мешает сделать второй?