Оптимизация бизнес-процессов

Каждая компания – это совокупность взаимосвязанных элементов. Если речь идет об управлении даже самой маленькой организацией, руководитель всегда должен воспринимать ее как целостную систему. Если же такой подход игнорировать, то предприятие рискует столкнуться с неприятностями: не удастся достичь запланированных показателей, снизится коэффициент продуктивности труда. Руководству придется искать проблемы не на верхушке айсберга, а обратить внимание на фундамент системы управления.

Бизнес-процесс – это последовательность действий, которые выполняют для достижения цели. Подробнее о том, что это, и какими они бывают, вы можете прочитать тут: «Что такое бизнес-процессы компании».

Все процессы, происходящие в организации, не могут существовать сами по себе. Они должны быть взаимосвязаны. Их «связывание» — это одна из задач оптимизации. Еще одна важная её задача – это устранение недостатков в существующих бизнес-процессах и приведение их к идеальному состоянию.

Зачем оптимизировать бизнес-процессы

Это нужно для:

  • Повышения качества товаров и услуг;
  • Достижения полного взаимодействия между всеми подразделениями компании;
  • Оптимизации функциональных видов деятельности: скорость доставки, обслуживания и т.д.;
  • Устранения недочетов, ошибок, которые были заложены в первоначальной бизнес-стратегии;
  • Снижения расходов;
  • Достижения намеченных показателей деятельности.

Можно выделить еще одну цель. Она – самая глобальная, и не всеми достигается. Это создание нового, инновационного пути оптимизации бизнес-процессов, который подойдет для конкретной организации.
Оптимизация бизнес-процессов компании – это не единичное действие. Развивающаяся фирма должна оптимизировать их постоянно. Устранив одни проблемы – у вас появятся другие. От этого никуда не деться, поэтому работать над этим нужно перманентно. Или предприятие застрянет на одном месте.

Методы

Сейчас бизнесмены имеют доступ ко множеству разработанных методов и технологий оптимизации бизнес-процессов. Наиболее эффективны следующие:

SWOT-анализ

Это базовый элемент, с которого и нужно его начинать. С помощью SWOT-анализа можно проанализировать четыре особенности организации: её сильные и слабые стороны, угрозы и перспективы. Такой анализ составит некий портрет, чтобы понять, в каком направлении нужно двигаться дальше для устранения слабых сторон и большего укрепления сильных.

Внутренний PR

Правильное протекание информационных потоков в компании (без искажений, в полном виде) приводит к тому, что сотрудники чувствуют себя одним коллективом. Им не нужно терять время для получения достоверной информации. Чтобы этот процесс протекал правильно, необходимо установить стандартизированную систему информирования сотрудников, избегать только устного или выборочного информирования.

Стандартизация управленческих решений

Это создание определенного алгоритма, в котором будут содержаться пошаговые действия в разных ситуациях. Тут уместен подход «от общего – к частному». Метод помогает распределить нагрузку на работников, в зависимости от их специализации и квалификации. Этот способ оптимизации хорошо отразится на издержках предприятия.

Метод пяти категорий вопросов

Обширный метод, охватывающий несколько направлений работы фирмы. Заключается в том, что руководству необходимо дать четкие ответы на вопросы из пяти категорий:

  1. Цель. Вопросы: Какова цель деятельности? Зачем нужен тот или иной процесс?
  2. Персонал. Вопросы: Кто выполняет ту или иную работу? Если ли у него достаточно навыков, чтобы делать её максимально эффективно? Если нет, то кто мог бы сделать её лучше?
  3. Время. Вопросы: Сколько времени нужно для выполнения работы? Является ли этот срок оптимальным? Можно ли сократить время выполнения работы без потери в качестве? Если да, то какими способами?
  4. Место. Где выполняется работа? Где её еще можно делать? Где её можно делать лучше?
  5. Методика. Какими способами достигается цель этой работы? Являются ли они эффективными? Можно ли найти более эффективную технологию? Какие именно методы выполнения работы могут применяться еще? Какой из них будет лучшим?

Использование этого метода обычно происходит длительное время, так как перед ответами на подобные вопросы необходимо провести доскональный анализ текущего состояния компании и выявить ее возможности.

Реструктуризация процессуальных действий

Этот метод предусматривает исключение тех процедур, при устранении которых не изменится конечная цель. Это может быть излишний контроль над работником или ведение сотен ненужных «бумажек».

Параллельные процессы

Конечно, если они протекают в организации последовательно (каждый следующий этап начинается только после завершения предыдущего), то управлять такой компанией намного проще. Но такой подход забирает у предприятия массу возможностей. Как минимум, теряется время, за которое можно было бы уже продвинуться на уровень вверх. Применяя метод параллельных процессов, важно выяснить, какие работы могут выполняться одновременно, затем наладить их одновременное выполнение.

Определение ответственности за сделанную работу

Этот метод предусматривает не только стандартизацию выполнения определенных полномочий работником, но и формальное закрепление за ним обязанностей. Он выполняет две важные функции: он не только дает инструкцию к выполнению обязанностей работнику, но и избавляет его от внутренней напряженности по поводу того, каким образом ему следует делать эту работу.

Внедрение точек контроля

Всю деятельность организации можно представить как один процесс, который периодически повторяется. И важно контролировать не только его результат, но и его протекание. Необходимо установить несколько точек контроля, на которых будет проверяться уже пройденный этап. Если результат одной задачи прошел точку контроля, и было выяснено, что он соответствует требованиям, то можно переходить к следующей. Если же нет, то необходимо вернуться к изначальному состоянию и выполнить его заново (либо подкорректировать, если это возможно).

Оптимизация бизнес-процессов

Эффективное использование всех методов положительно скажется на протекании бизнес-процессов. Но самым важным и первым вопросом в проблеме оптимизации, остается то, каким образом находить пути решения для улучшения деятельности фирмы. Для этого необходимо выделить в компании макро- мезо- и микроуровень.

На макроуровне предприятию необходимо увидеть, насколько сильна взаимосвязь между ее подразделениями, насколько скоординировано они работают. На мезоуровне важны все процессы по отдельности. Обозначьте, насколько каждый из них эффективен, организован и скоординирован. На микроуровне уделяется внимание конкретному работнику. Рассматривается, насколько от соответствует занимаемой должности, качественно ли он выполняет свою работу.

Заняться оптимизацией никогда не поздно. С данным аспектом нужно действовать проактивным способом, то есть устранять ошибки заранее. Оптимизация малого и среднего бизнеса особенно актуальна, когда увеличивается штат работников и подразделений, появляются новые представительства или филиалы. Если наблюдается отсутствие контроля над подчиненными, вследствие чего сильно тормозится работа или ухудшается ее качество, это также повод немедленно начать.

Естественно, оптимизация – это дорогостоящая процедура. Однако, правильное ее проведение окупит все вложения.

Рейтинг
( 1 оценка, среднее 5 из 5 )
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
ДеньгоДел.com
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: