К удаленной деловой беседе стоит готовиться более ответственно, чем к живой встрече с контрагентом. В онлайне легко теряется внимание и основная нить диалога, поэтому нужно заранее продумать, как избежать влияния отвлекающих факторов.
Как выбрать площадку для переговоров
Существует общепринятое негласное правило, что площадку для встречи определяет сторона-инициатор. Прежде всего стоит обсудить выбор со своей командой, а затем сообщить второй стороне. Для онлайн-переговоров зачастую выбирают такие формы коммуникации:
- мессенджеры;
- телефонное общение;
- онлайн-чаты;
- видеоконференции.
У каждой из этих форм есть свои преимущества и недостатки. Например, отдавая предпочтение формату переписки по электронной почте или в мессенджерах, появляется достаточный запас времени для написания оптимальных формулировок и составления правильного предложения. Минус такого формата — переговорный процесс затягивается, принятие решений откладывается.
Видеоконференции — наиболее популярный формат проведения онлайн-переговоров. Обстановка приближена к личной встрече, при этом участники могут находиться в разных уголках планеты. Во время видеоконференции можно наглядно продемонстрировать товар и его преимущества, использовать информационные материалы любых форматов. Из недостатков — сложности с технической точки зрения.
Как подготовиться к онлайн бизнес-встрече
Успех переговоров зависит не только от непосредственного диалога с партнером, но и от общей организации мероприятия. Чтобы беседа прошла удачно, схему действий планируют заранее. Основные задачи на подготовительном этапе:
- Выбрать место проведения. Идеальным вариантом будет тихое помещение, переговорная или просто отдельная комната.
- Проверить звук. Отличный помощник во время онлайн-конференций — АирПодс 2. Функция шумоподавления и двойной микрофон обеспечат комфортное общение.
- Подобрать удачный ракурс. Обратите внимание, что попадает в камеру. Фон должен быть нейтральным. Также стоит отдать предпочтение деловому стилю одежды.
- Убрать все лишнее. Открытые мессенджеры и другие приложения будут отвлекать от процесса переговоров, что может быть расценено собеседником как незаинтересованность или безразличие.
Правильный подход к подготовке бизнес-переговоров значительно повышает вероятность достижения желаемых результатов. Во время онлайн-общения часто обсуждение уходит от основной темы. Важно быть готовым вернуть диалог в необходимое русло. Минимизировать такие ситуации поможет план переговорного процесса, которому будут следовать обе стороны: тайминг, обмен информационными материалами, согласование повестки дня.
Как в оффлайне, так и в онлайне важно не забывать о правилах делового общения, уважении и внимании к собеседнику. Постоянная работа над созданием индивидуального переговорного стиля поможет успешно проводить деловые встречи и достигать поставленных целей.