Подготовка к деловой встрече

Деловые встречи – неотъемлемая часть жизни каждого успешного бизнесмена. Не важно, какой бизнес вы начали, время от времени, вам нужно будет встречаться с потенциальными партнерами, поставщиками или крупными заказчиками.

Есть моменты, которые вы должны знать еще до встречи и нюансы, которые необходимо проработать и подготовить. Запомните: идти на деловую встречу без подготовки, всё равно что заранее обречь ее на неудачу. Чтобы не ударить в грязь лицом, обратите внимание на следующее.

Цель и задачи переговоров

Отправляясь на деловую встречу, вы должны четко понимать её цель. Чего вы хотите добиться в конечном результате и конкретно на данном этапе переговоров? Какие задачи должны быть решены и какие вопросы выяснены? У вас обязательно должен быть заготовленный список и того, и другого. Держите в голове подготовленный сценарий деловой встречи, знайте ее структуру и тактический ход переговоров и старайтесь не откланяться от него.

Подготовьте заранее вопросы, которые вы хотите задать партнеру по переговорам, и примерные ответы на его возможные вопросы. Продумайте варианты компромиссов между вами (какие уступки с вашей стороны могут быть, а какие нет). Не стоит упускать из виду и варианты завершения переговоров. Подумайте, как вы будете себя вести в случае вашей победы и в случае поражения.

Самооценка

Представление о собственной важности играет большую роль в вашем поведении во время переговоров. Адекватная и твердая самооценка позволит вам вести себя уверенно и спокойно, а переговоры (с вашей стороны) будут конструктивными и взаимовыгодными.

Заниженная самооценка проявляется в неуверенности в себе, и соответственно, на переговорах такой человек будет себя вести зажато. При необоснованно завышенной самооценке человек всеми способами будет пытаться повернуть разговор только в свою пользу. Естественно, и в первом, и во втором случае, ни о каких конструктивных переговорах не может идти и речи.

Конечно, выработать адекватную самооценку за день до важной встречи невозможно. Это формируется годами и зависит от многих факторов. Но и упускать из вида тот факт, что самооценка влияет на ход переговоров и как следствие на их результат, нельзя.

Выработке нормальной самооценке способствует общение с большим количеством людей, для которых вы имеет определенное значение и которые всегда скажут вам правду в лицо, какой бы она ни была. И этими людьми не могут быть ваши начальники, подчиненные или партнеры. У них всегда будет повод быть с вами неискренними, для собственной выгоды.

А вот ваши друзья, родственники, близкие люди – это те, которые своим объективным мнением смогут сформировать у вас естественную самооценку. Если вы адекватно воспринимаете сами себя (не занижая и не завышая своих способностей), то и каждые деловые переговоры будут проходить на должном уровне.

Стиль переговоров

В общем виде стиль ведения переговоров разделяется на эмоциональный и рациональный. Чтобы правильно подготовиться к встрече, вы должны заранее знать, к какому из них более склонен ваш партнер.

Если второй участник встречи предпочитает рациональный стиль поведения, то вы должны построить схему переговоров так, чтобы в самом начале он имел возможность оценить все измеримые показатели беседы. Обсудите сначала то, что можно посчитать или как-либо количественно определить. А уже после этого переходите к более абстрактным понятиям.

Ваш партнер склонен к эмоциональному общению? Значит именно на эмоциях и следует сделать акцент. Если такому человеку вы приятны, то вам не составит особого труда убедить его в своих идеях и мыслях. Если же вы не вызываете доверия изначально – то убедить его будет практически невозможно. Ваша задача – сделать всё, чтобы с самого начала расположить к себе собеседника и сделать ваш разговор максимально комфортным для него в психологическом плане.

Всё же, вы никогда не можете быть уверены на все 100% в том, как поведет себя собеседник. Поэтому будьте готовы к любой его тактике. Чтобы подготовиться к тактике нападения, заранее продумайте, как вы будете перехватывать его резкие, и возможно, агрессивные словесные атаки. Если партнер изберет тактику обороны, у вас должно быть в запасе достаточное количество беспроигрышных способов того, как вытащить его из психологического «укрытия».

Постарайтесь собрать максимум информации о будущем собеседнике до начала переговоров. Однако знать о том, что вы им интересовались, он не должен. Когда у вас на руках будет какая-либо информация о его интересах, целях и мотивах, возможно, для вас откроются новые сведения о том, как он сам видит будущие переговоры.

Вполне вероятно, что он обладает не совсем точными данными о потенциальной сделке или вовсе имеет намерение вас обмануть. Если вы об этом узнали заранее, ни в коем случае не показывайте своей осведомленности и не намекайте на то, что вы «в курсе». Это только усугубит ход переговоров. Используйте своё тайное знание как способ повернуть беседу в свою пользу. Ведь человек может смириться со многими вещами, но только не с тем, что кто-либо другой умнее или осведомленнее его.

Продолжительность

Заранее стоит определить место, время и продолжительность встречи. Часто случается, что по истечению заранее оговоренного времени без внимания остаются несколько вопросов, которые нужно обсудить. Партнеры начинают обсуждать их в спешке, следовательно, теряют сосредоточенность и внимательность к деталям.

Длительность встречи зависит от того, сколько вопросов подлежит обсуждению. Ориентировочно – для одного обсуждаемого вопроса вполне хватит сорока минут. Затягивать беседу тоже не стоит, так как собеседники зацикливаются на одном и том же, и далее сложно прийти к адекватному решению. Если время истекло, а решение так и не принято, лучше перенести переговоры и продолжить на следующий день (или через несколько дней).

Менять место проведения встречи тоже полезно – смена обстановки поспособствует новому свежему взгляду на вещи.