К офисам типа Open Space относятся по-разному. Кто-то считает, что такие офисы являются лучшими для работы больших компаний, другие, что такой тип не подходит для продуктивной работы персонала. Так или иначе, они очень распространены и уходить в историю не собираются.
Они не требуют больших трат на свою организацию, так как используется одно большое помещение, в котором каждый работник имеет свое оборудованное место. Работодатели использовали и будут использовать офисы в данном формате, но чтобы создать сотрудникам комфортные и продуктивные для работы условия, нужно соблюдать несколько правил.
Как сделать Open Space комфортным для работы
Огромная комната с идентичными столами, стоящими в ряд на одинаковом расстоянии, подойдет для работы немногим людям, имеющим дар приспосабливаться к любым условиям без потерь своей продуктивности в работе. Но люди имеют свои предпочтения и потребности. Кому-то нужно общение с коллегами во время работы, поэтому большие перегородки между столами будут только мешать. Кто-то же может работать только в тишине, поэтому ему необходимо полу изолированное рабочее пространство.
Создать отдельное рабочее место для каждого работника вам не удастся. Да и сам формат этому противоречит. Но сделать несколько вариантов рабочих мест, чтобы каждый мог выбрать то, которое ему больше нравится, вы вполне можете. Многие современные компании, помимо традиционного офиса, создают еще и дополнительный, похожий на библиотеку. Там нельзя громко разговаривать друг с другом, включать музыку, принимать телефонные звонки. Если сотруднику необходимо сосредоточиться, он может пойти туда вместе со своим ноутбуком.
Можно создать специальное рабочее пространство с большим открытым столом, за которым сотрудники могут обсуждать детали совместного проекта, продолжая при этом работать и не мешать своим коллегам, нуждающимся в тишине.
Располагайте отдельные зоны офиса правильно
Если ваш персонал работает в офисе Open Space, это еще не означает, что все рабочие и нерабочие задачи он будет выполнять в одном месте. В любом случае, нужна комната для отдыха, кухня, переговорная комната. В части компаний оборудуют телефонную будку, в которой сотрудники могут поговорить по телефону, не мешая своим коллегам.
Располагать все зоны нужно так, чтобы сотрудники тратили мало времени, чтобы до них добраться. В случае, если работнику нужно будет пройти через весь офис, чтобы принять звонок, он просто будет разговаривать на своем рабочем месте. И тогда смысла в отдельной телефонной будке просто не будет. То же самое касается и обеденной комнаты. Расположите её неудобно – и сотрудники будут обедать прямо за своими столами.
Как понять, какое расположение зон будет наилучшим? Во-первых, возьмите консультацию хорошего проектировщика. Он поможет составить оптимальный план расположения помещений. Во-вторых, посоветуйтесь со своим персоналом. Работать там предстоит им, и только они скажут, как именно им будет удобнее и лучше.
Не используйте высокие перегородки между столами
В главном помещении ставятся перегородки между столами, чтобы создать ощущение уединенности каждому сотруднику. Высокие перегородки, которые закрывают сотрудникам лица их соседей, будут косвенным источником шума. У сотрудников, сидящих рядом, если они не видят лиц друг друга, будет создаваться ощущение, что они и не услышат друг друга, например, во время телефонного разговора. Но это не так. Если сделать невысокие перегородки или убрать их совсем, сотруднику будет неудобно перед своими коллегами, так как его будет видно и слышно всем окружающим.
Невысокие перегородки или же их отсутствие снижают уровень шума в помещении — эту теорию испытали многие крупные компании.
Установите правила поведения
Различные зоны предназначены для определенных целей. Установите правила использования каждой из этих зон, которые все сотрудники должны знать и соблюдать. Например, в главном помещении нельзя громко разговаривать по телефону и коллективно обсуждать что-либо, в обеденную комнату нельзя вносить свои ноутбуки, в переговорной нельзя обедать и слушать музыку.
Для общения в главном помещении персонал может использовать внутренний чат – это удобно как самим сотрудникам (не нужно будет кричать своему коллеге в другой конец комнаты), так и руководителям (уличить тех, кто занимается пустой болтовней и не работает).
Стоит ввести сигнал, который каждый сотрудник может подавать, когда он очень занят. Проще всего это сделать с помощью наушников: если они надеты на голову, значит коллегу лучше не трогать. В некоторых компаниях используются usb-индикаторы на ноутбуках. Если индикатор красный – сотрудник занят и не желает ни с кем разговаривать, если зеленый – то готов к беседе.
Добавьте живой растительности
Человек – это часть природы, поэтому она имеет влияние на его комфорт и продуктивность. Мы можем этого не замечать, но если в процессе работы в поле нашего зрения будут находиться живые растения, то продуктивность резко повысится, а количество ошибок снизится. Крупные корпорации устраивают в своих офисах целые парки и сады, выделяя для этого отдельный этаж или крышу здания. Каждый сотрудник может прийти в сад, где растут разные растения, и провести там несколько минут. Даже такое короткое слияние с природой позволит набраться сил и приступить к работе с новыми силами.
Хотя бы установите высокие горшки с живыми растениями в помещениях офиса. На окнах, в коридорах, на полу. Выберите растения, не требующие особого ухода. Поливать и протирать листья от пыли поручите уборщице. Помимо того, что зеленые растения будут придавать вашему персоналу новые силы к работе, они еще и украсят ваш офис, сделав его более свежим и живым.
Выделите рабочие места и для руководства
Руководители компаний работают в своих кабинетах, когда все подчиненные сидят в Open Space. Но иногда стоит и им перемещаться к работникам в офис, чтобы лучше понять, как работает персонал, проконтролировать и слиться с командой. Прощаться с личными кабинетами навсегда не нужно – достаточно всего несколько часов в день работать в Open Space офисе. Или же выделять для этого целый рабочий день пару раз в неделю.
Работая так, руководитель не будет отграничиваться от коллектива, а сможет лучше понять слабые и сильные стороны процесса работы, что поможет ему найти пути его совершенствования.
Экспериментируйте
Если вы действительно хотите, чтобы подчиненные хорошо работали и чувствовали себя комфортно, то не стоит утверждать для них условия работы раз и навсегда. Меняйте их и следите за сотрудниками, насколько повышаются или понижаются их рабочие показатели.
Офис можно организовать по-разному. Работники могут сидеть лицом друг к другу или по принципу «паровозика», за одним столом разное количество человек, столы в виде лабиринта, четких ряды или в хаотичном порядке. Пока персонал не поработает в нескольких форматах, он не поймет, какой подходит для их коллектива лучше всего.
Комфортной и продуктивной вам работы!