Онлайн бухгалтерия — преимущества и недостатки

Ведение бухгалтерии – один из самых важных и самых сложных процессов в любом бизнесе. Хорошие бухгалтера всегда были на вес золота. Сначала была бухгалтерия на бумаге – огромные стопки документов содержали все учетные данные, написанные от руки и хранились в сейфах. Затем бухгалтеров посадили за персональные компьютеры и обучили специальным программам по бухгалтерскому учету.

Но сейчас очень многие явления как повседневной жизни, так и бизнеса переносятся в сеть интернет. Бухгалтерию это тоже не обошло стороной – появились специальные интернет-сервисы, позволяющие производить все бухгалтерские операции онлайн. Некоторые компании уже пользуются такими сервисами, некоторые до сих пор сомневаются. В этой статье мы попробуем пролить свет на электронную бухгалтерию и выяснить, чего в ней больше: недостатков или всё-таки достоинств?

Электронная бухгалтерия онлайн еще не используется повсеместно, однако, многие компании (и крупные бренды в том числе) уже полностью перешли на такой способ её ведения и полностью этим довольны. Что останавливает других предпринимателей вести бухгалтерию через интернет? В первую очередь, это боязнь утечки информации. Финансовые данные и расчеты – это одно из наиболее «интимных» мест любого бизнеса, и многие до сих боятся помещать эту информацию в сеть. На самом деле, бояться абсолютно нечего. Надежные сервисы онлайн бухгалтерии (какие именно, мы расскажем в следующих статьях) максимально защищены от кражи и потери финансовой информации. Какие еще преимущества имеет электронная бухгалтерия перед традиционной?

Плюсы онлайн бухгалтерии

1. Нет привязки к конкретному компьютеру. Храня данные по бухгалтерии в каком-то определенном месте (например, компьютер главного бухгалтера), логично, что вы будете иметь доступ к ним только из этого места. Пользуясь сервисами онлайн бухгалтерии, вы сможете получить доступ ко всем данным абсолютно с любого компьютера, на котором есть интернет. Это значительно упрощает вашу деятельность – вы можете заглянуть в декларации или произвести расчеты, находясь дома, в командировке или еще где-либо. Достаточно только ввести логин и пароль.

2. Все стандарты обновляются автоматически. Ведение бухгалтерии и предоставление отчетов в государственные органы – процесс довольно стандартизированный, и вы не можете делать это так, как вам захочется. Необходимо постоянно следить за тем, чтобы все формы, декларации и прочие виды документов были в том виде, которого требует государство. Если вы используете онлайн бухгалтерию, вам этого делать не нужно. За вас всё будет делать онлайн-программа. Если произошли какие-то изменения в законодательстве относительно составления отчетов или заполнения форм – программа автоматически применяет эти обновления и все ваши документы не будут выбиваться из стандартов. Также вы не забудете вовремя отправить отчеты в налоговую службу – сервис заранее будет вам об этом напоминать.

3. Не нужно ничего скачивать и устанавливать. Бухгалтерские программы, которые нужно сначала найти в интернете, потом скачать и установить, как правило, занимают много места в компьютере и «съедают» немало мощности. Да и возможно не на всех слабых компьютерах они будут исправно работать. С электронной бухгалтерией вам не нужно об этом переживать. Онлайн сервисы не будут забирать на себя мощность машины и занимать память жесткого диска – все действия будут происходить только за счет мощности и возможностей серверов.

4. Высокий уровень защиты. Храня все финансовые данные на одном компьютере, вы рискуете ими гораздо сильнее, чем в случае использования бухгалтерских онлайн сервисов. Все они, как правило, работают по принципу облачного хранилища данных, а это значит, что ваша информация не может ни при каких обстоятельствах быть утеряна или случайно удалена. Если сервер, на котором содержатся ваши данные, вышел из строя, то вся информация автоматически перехватывается другим сервером. Вы это даже не ощутите и продолжите работать как ни в чем не бывало. В случае же хранения данных на одном компьютере, они могут быть утеряны, если машина сломается. Восстановить их, возможно, и реально, но в любом случае, этот процесс будет долгим и непростым.

Никакие третьи лица никогда не смогут извлечь ваши данные из сервиса. Все цифры, которые вы введете, будут храниться в зашифрованном виде на разных серверах. Чтобы выкрасть данные, нужно будет произвести целое исследование того, как устроен сервис и как он работает. Но и в этом случае, получить какие-либо реальные цифры, да еще и с расшифровкой что они значат, практически невозможно. Единственный способ это сделать – воспользоваться вашим логином и паролем. Но вы, естественно, понимаете, что такие вещи не должны сообщаться никому постороннему, а также быть достаточно надежны.

5. Низкие затраты. Пользоваться сервисами онлайн-бухгалтерии всегда дешевле, чем специализированными программами, требующими установки. Разработать онлайн сервис и оказывать его техническую поддержку гораздо менее трудозатратно для разработчика, поэтому и для пользователя это получается намного выгоднее в финансовом плане.

6. Наличие мобильных версий. Большинство бухгалтерских сервисов имеют и мобильную версию. Это удобно в тех случаях, когда нужно срочно посмотреть какие-либо данные, а компьютера рядом нет. Мобильные версии сервисов адаптированы именно под просмотр данных с мобильных устройств и относительно небольших дисплеев.

7. Доступность практически любому. Если ваше предприятие небольшое, а вы сами не являетесь профессиональным бухгалтером, но хоть немного дружите с цифрами, вы вполне легко сможете самостоятельно разобраться с настройками и принципами работы онлайн-сервисов. Все они имеют подробные мануалы и службы поддержки, где вам смогут оказать помощь реальные люди.

8. Минимальная вероятность совершения ошибки. Живой бухгалтер может допустить ошибку в расчетах или составлении отчетности просто из-за халатности или утомленности. Онлайн-сервис – это, по сути, машина, которая работает, опираясь только на алгоритмы, которые в неё запрограммировали. Сам по себе допустить ошибку сервис не может.

Минусы онлайн бухгалтерии

Хоть недостатков интернет-бухгалтерии меньше, чем преимуществ, они всё же есть, и мы должны о них рассказать.

1. Необходимость постоянного подключения к интернету. Без доступа в интернет вы не сможете зайти в сервис и совершить в нем какие-либо действия. Интернет должен быть не только бесперебойный, но и быстрый – для удобства в работе. На самом деле, это условие вряд ли для кого-то станет существенным недостатком, ведь сейчас доступ в интернет можно получить практически где угодно – дома, на предприятиях, в общественных заведениях, в поездах и т.д.

2. Зависимость от браузера. Интерфейс многих онлайн-сервисов может меняться в зависимости от того, через какой браузер вы в него зашли. И это может несколько усложнять понятность действий и удобство работы. Однако, актуален этот недостаток может быть для вас только в том случае, если вы пользуетесь каким-то непопулярным или редким браузером. Большинство существующих онлайн-сервисов адаптированы под все самые распространенные браузеры и интерфейс будет выглядеть во всех них одинаково, не вводя вас в заблуждение.

3. Нет возможности настроить сервис «под себя». Большинство электронных бухгалтерий предлагают пользователям стандартный набор настроек. Различия в настройках, в основном, зависят от формы предпринимательства: для индивидуальных предпринимателей будут одни возможности, для обществ с ограниченной ответственностью другие. Индивидуально можно настроить разве что вид интерфейса, например, цвет фона, размер и тип шрифта, вид таблиц и списков и так далее. Если вам нужны какие-либо особенные настройки, которые актуальны конкретно для вашего предприятия, то сделать это в онлайн-сервисах вы, скорее всего, не сможете.

Читайте также: Онлайн-сервисы для ведения бухгалтерии и их различия.